Lebenszyklusbetrachtung

Schlüsselfragen

  • Haben Sie sich in der Rolle als Mitglied der Bauherrschaft zu diesem Thema positioniert und dies durchgängig kommuniziert?
  • Sind Sie sich der unterschiedlichen Lebenszyklen in Ihrem Planungsprojekt bewusst und thematisieren Sie diese bezogen auf das Gesamtergebnis?
  • Werden Ihre Konzepte zu Kern- und Supportprozessen unter dem Gesichtspunkt von Life Cycle Costing (LCC) erstellt?
  • Erlauben die von Ihnen erstellten Betrachtungskriterien die Bewertung von Konzeptvarianten bezüglich deren Lebenszykluskosten?
  • Sind Sie sich der tragenden Rolle des Facility Managements (FM) bezüglich Lebenszykluskosten bewusst?
  • Haben Sie eine informierte Meinung für oder gegen den Einbezug von BIM im Planungsprozess?

Definition / Verständnis

Der Begriff der Lebenszyklusbetrachtung und damit des Life Cycle Costing (LCC) und die damit verbundenen Vorgehensweisen ist nicht neu – rückt jedoch im Zuge des sich verschärfenden finanziellen Umfeldes gerade beim der Planung von Spitalimmobilien verstärkt in den Fokus.

Die Lebenszykluskostenrechnung ist ein Verfahren zur lebenszyklusorientierten Bewertung von Investitionsalternativen. Die Vorgehensweise gliedert sich in zwei Hauptschritte [1] :
- die Zielfestlegung: Vor der Identifikation möglicher Alternativen müssen die geforderten
   Funktionen und Leistungen festgelegt werden.
- die Identifikation möglicher Alternativen: Auf Grundlage der Zielfeststellung werden
   Alternativen identifiziert, die die Anforderungen erfüllen.

Für Investitionen in Neu- und Umbauten von Spitälern ist die vorausschauende („prospektive“) Planung besonders wichtig. Der Horizont einer Gebäudeinvestition liegt in der Praxis meist zwischen 20 und 50 Jahren (gemäss REKOLE, dem Betriebsbuchhaltungsstandard Spitäler: Installationen 20 Jahre, Spitalbauten 33 1/3 Jahre). Eine weitaus kostspieligere Angelegenheit als die Investition selbst sind deren Folge- oder Betriebs- und Prozesskosten, sowie ihre Veränderungen.
Diesem Gesichtspunkt gilt es in der Planungsphase genügend Rechnung zu tragen.

Eine bekannte Abbildung veranschaulicht die Zusammenhänge des LCC:

LCC_030516

Abbildung: Beeinflussbarkeit der Lebenszykluskosten [2, S. 58]

In diesem Projekt wurden Vertreter verschiedener Sichtweisen gefragt, wie sie den Einbezug dieses Themas in den Planungsprozess erleben, woraus folgende neuralgische Punkte entstanden.

Herauskristallisierte neuralgische Punkte

Unterschiedliche Präsenz des Themas
Das Konzept der Lebenszyklusbetrachtung ist bekannt und in Planungsvorhaben von Spitalimmobilien präsent. Dennoch zeigen die Erfahrungen der Befragten, dass dieses Bewusstsein und die damit verbundenen Handlungsweisen zum LCC-Konzept in den jeweiligen Projekten in unterschiedlicher Ausprägung vorhanden ist.Sprechblase LCC1Im Zusammenhang mit diesen verschiedenartigen Ausprägungen wird erwähnt, dass dies auch zu Missverständnissen führen kann. So sei nicht durchgehend
 klar, wo hierbei die Prioritäten liegen, bzw. in welchen Planungsschritten dazu spezifische Aussagen zu machen sind.
Daraus lässt sich schliessen, dass eine klare Positionierung der Bauherrschaft zum Thema Lebenszyklusbetrachtung und den dazugehörigen Kostenberechnungen wichtig ist. Dies dient auch als Grundlage für die nachfolgenden Punkte. Dies ist besonders wichtig in Fällen, in denen die Bauherrschaft die Betriebskosten nicht selbst trägt beziehungsweise der Nutzer / Mieter nicht die Bauherrschaft ist.

Unterschiedliche Zyklen
Was ist der Lebenszyklus einer Spitalimmobilie? Je nach Sichtweise wird dies unterschiedlich gesehen. So wird von baulichen, gebäudetechnischen, medizintechnischen, organisatorischen und prozessualen Lebenszyklen gesprochen. Auch dem Leistungsangebot wird eine Lebensdauer zugesprochen. So liegt die grösste Herausforderung einstimmig in der Abstimmung dieser unterschiedlichen Zyklen.Sprechblase LCC2Zudem werden innerhalb der diversen vorliegenden Betrachtungsweisen auch die unterschiedlichen Längen der Zyklen und damit verbundene Unsicherheiten angesprochen.Sprechblase LCC3Ein Grund, weshalb dies ein neuralgischer Punkt ist, wird auch in der Vielzahl der daran beteiligten Fachinteressen gesehen:Sprechblase LCC4Zudem sei die Planung von Spitalimmobilien trotz des momentanen Investitionsbooms für viele der involvierten Akteure keine alltägliche Tätigkeit. So haben viele Akteure nur einmal in ihrem Berufsleben die Gelegenheit eine Spitalimmobilie zu planen, was das Risiko von Silobetrachtungen in den einzelnen Lebenszyklen fördert.

Sprechblase LCC5

Nicht nur verschiedene Fachinteressen, sondern auch die Vielschichtigkeit solcher Planungsprojekte an sich - gegenüber einfacheren Projekten wie ein Bürobau - erschwert eine durchgängige, stringente Betrachtung des Themas:Sprechblase LCC6Kurz, diese grosse Heterogenität in den vorhandenen Lebenszyklen und deren (Kosten-) Betrachtung macht das Prinzip LCC zu einer Herausforderung im Planungsprozess von Spitalimmobilien.
Darin sind sich alle Befragten einig, dies zeigt sich in folgender Aussage akzentuiert:Sprechblase LCC7

Flexibilität der (Struktur)Konzepte und resultierende (Mehr)Kosten
Als ein Weg zur Handhabung der unterschiedlichen Zyklen wird „Flexibilität“ als sehr wichtig erwähnt. Doch auch diesem Begriff werden Definitionsschwierigkeiten zugeordnet. Durchgehend einig sind sich die Befragten jedoch bezüglich Flexibilität des Gebäudetragwerks:Sprechblase LCC8Doch die Flexibilität und damit die Lebenszyklusbetrachtung und deren Kosten(-folgen) stossen an Grenzen, welche klar zu aufzugeigen sind, um Fehlinterpretationen zu vermeiden:Sprechblase LCC9Die Kostenbetrachtung der Lebenszyklen wird einstimmig als unabdingbar gesehen. Jedoch gibt es auch hier kritische Stimmen, die sich dahingehend äussern, dass dies auch als „einfache“ Begründung für die Rechtfertigung höherer Investitionskosten verwendet werden kann und wird:Sprechblase LCC10Die Befragten weisen darauf hin, dass solche Argumentationen immer kritisch zu hinterfragen sind und die Lebenszyklusbetrachtung mit Fokus auf die Kosten nicht als ungeprüfter „Freipass“ für ausufernde Investitionen verwendet werden darf.

Massgebende Betrachtungskriterien & deren Einforderung in Konzepten
Als weitere Herausforderung werden die massgebenden und damit kostenrelevanten Kriterien der Lebenszyklen gesehen. Was bei „harten“ Faktoren wie Materialisierung relativ einfach machbar ist, ist bei Prozessbetrachtungen schwieriger.

Viele der vorhandenen Werkzeuge (Tools) zur LCC Berechnung sind statisch ausgelegt. Relevanter sind oft räumliche Zusammenhänge verschiedener Betriebskonzepte. Auch medizinische Behandlungsmethoden und deren künftige Entwicklungen und die damit verbundenen Personalkosten sind Kernelemente. Dafür fehlen jedoch oft entsprechende Berechnungsgrundlagen bzw. diese sind nur schwierig herzuleiten und zu begründen.

Zudem gibt es unterschiedliche Meinungen, welche Kriterien einzubeziehen sind. Sind es direkte Investitionen (wie Betriebseinrichtungen) oder indirekte Investitionen (wie Arbeitsprozesse), oder beides? Bislang liegt der Fokus vorwiegend auf Aspekten von Material und Technik, da diese Kriterien über den Lebenszyklus grundsätzlich einfacher berechenbar sind. Hingegen sind aus effizienteren Arbeitsprozessen deutlich grössere Skalierungseffekte zu erwarten.

Auch der Detaillierungsgrad von Lebenszyklusberechnungen wird aufgrund der vielen unbekannten Kriterien kritisch gesehen und ist dementsprechend zu hinterfragen.Sprechblase LCC11Diese Schwierigkeiten werden auch in Zusammenhang mit der Abbildung und Bewertung von LCC Faktoren in Ausschreibungsunterlagen bzw. der Bewertung der eingegangenen Konzepte erwähnt. So haben dabei  Investitionskosten von Projektvarianten nach wie vor einen zu grossen Stellenwert, da sie einfacher zu vergleichen sind, als die LCC- Betrachtungen.Sprechblase LCC12

Kernaussage
Das Prinzip der Lebenszyklusbetrachtung ist bekannt – für den durchgängigen Einbezug in den Planungsprozess bedarf es jedoch auch bei diesem Thema einer Aufschlüsselung in einzelne definierte Komponenten mit einer klaren Richtlinienkompetenz seitens Bauherrschaft.

Handlungsempfehlungen

Unterschiedliche Präsenz des Themas
Die Lebenszyklusbetrachtung und somit auch das LCC zieht sich wiederkehrend durch den gesamten Planungsprozess von Spitalimmobilien. Ein früher Einbezug und die Berücksichtigung über alle Phasen hinweg sind unabdingbar. Hier wird besonders deutlich, wie schmerzhaft es für die spätere Kostenentwicklung des Projektes sein kann, wenn zu Anfang keine belastbare strategische Planung zur Verfügung stand.

  • Definieren Sie für sich als Mitglied der Bauherrschaft wie präsent das Thema bei Ihnen ist – nur schon allein Ihre Einstellung wirkt sich unmittelbar auf die damit verbundenen Leitsätze in den Planungsgrundlagen aus.
  • Verhindern Sie Missverständnisse durch eine klare Kommunikation Ihrer Positionierung und Ihre damit verbundenen Anforderungen an die Planungsaktivitäten an die am Planungsprozess beteiligten Akteure.

Unterschiedliche Zyklen
Im LCC spielen unterschiedliche Zyklen und deren Zusammenhänge eine grosse Rolle. Die Trennung von Strukturzyklen (d.h. die Unterteilung in Primärstruktur [Statik], Sekundärstruktur [Layout, Gebäudetechnik], Tertiärstruktur [Ausbau / Medizintechnik / Einrichtung]), sowie eine ungenügende Verbindung von Planung und Bewirtschaftung der Spitalimmobilie kann sehr hohe Kostenfolgen für das LCC haben.

  • Thematisieren Sie bewusst die unterschiedlichen Lebenszyklen in Ihrem Planungsvorhaben - erstellen Sie eine Übersicht, worin die Sichtweisen der involvierten Akteure enthalten sind, dies schafft Klarheit und hilft, Missverständnissen vorzubeugen.
  • Stellen Sie sicher, dass der Umgang mit unterschiedlichen Lebenszyklen in Ihrer Projektorganisation berücksichtigt wird und unterschiedliche Meinungen bezogen auf die Gesamtsicht, statt geprägt durch einzelne Fachinteressen diskutiert und möglichst im Konsens gelöst werden.
  • Und vor allem: Stellen Sie sicher, dass die einzelnen Konzepte bezüglich Lebenszyklusbetrachtung miteinander verzahnt sind und so aufeinander abgestimmte Lösungen entstehen – schaffen Sie dazu Gefässe in der Projektorganisation, wo eben dies ein Thema ist.

Flexibilität (Struktur)Konzepte und resultierende Mehr(Kosten)
Eine zentrale Rolle für die Bewertung und Bewirtschaftung der Lebenszykluskosten liegt in der Flexibilität und Mehrfachverwendbarkeit des Gebäudes. Dazu sind in den Planungsgrundlagen Leitsätze aufzustellen – vgl. dortige Inhalte.

Nicht nur die Gebäudestruktur ist danach auszurichten, auch die Betriebskonzepte der darin enthaltenen Kern- und Supportprozesse sind bezüglich deren Flexibilität zu hinterfragen. Bzw. bereits bei deren Ausarbeitung sind mögliche Varianten bezüglich Lebenszykluskosten auszuweisen.

  • Verlangen Sie daher nachvollziehbar dokumentierte Konzeptvarianten von Kern- und Supportprozessen mit deren Auswirkungen auf die bauliche Infrastruktur und unter klarer Argumentation mit deren Lebenszykluskosten.

Es gilt zudem: Sofern in der strategischen Ausrichtung des Projektes Möglichkeiten zur Mehrfachverwendung der Gebäudestruktur - vom ersten Tag nach der Inbetriebnahme an! - berücksichtigt wurden, werden die Rahmenbedingungen des LCC für das Gesamtprojekt deutlich günstiger. Die Vernachlässigung von Flexibilitätskonzepten bis hin zu Gedanken an mögliche Umnutzungen - bereits ab dem ersten Tag nach der Inbetriebnahme an - kann zu hohen Folgekosten und damit zu einem reduzierten Erfolg des Projektes führen.

Ein Beispiel für die Flexibilität lässt sich bezogen auf technische Verfügbarkeit versus technische Installierbarkeit aufzeigen: Eine universelle technische Verfügbarkeit, d.h. eine Konnektivität an alle technischen und strukturellen Möglichkeiten löst überhöhte Investitions- und Betriebsfolgekosten aus. Die Qualität der Planungsgrundlagen besteht darin, dass strategische Installationsknoten im Zusammenhang mit der Gesamtentwicklung des Projektes definiert werden, die eine technische Installierbarkeit zu jedem Zeitpunkt, also auch während des späteren Betriebes, erlauben, ohne eine kostentreibende Überinstallation auszulösen.

Massgebende Betrachtungskriterien & deren Einforderung in Konzepten

  • Anerkennen Sie die Relativität / Subjektivität von Lebenszyklen doch definieren und priorisieren Sie trotzdem Kriterien, nach welchen Sie die unterschiedlichen Lebenszyklen betrachten um für die Gesamtsicht nachvollziehbare Entscheide zu ermöglichen.
  • Stellen Sie sicher, dass auch die schwieriger herzuleitenden Berechnungsgrundlagen für Prozessbetrachtungen über den Lebenszyklus in Ihren Betrachtungskriterien verankert sind.
  • Kommunizieren Sie die Kriterien für die Ausarbeitung und Bewertung der Konzepte transparent, so dass Sie möglichst objektive, vergleichbare Angaben erhalten.

Weitere Faktoren zum Thema Lebenszyklusbetrachtung, welche nicht direkt aus der Datenanalyse ableitbar sind, aber auf Basis derer innerhalb der Projektpartner wiederholt diskutiert wurden:

Facility Management - ein bestimmender Faktor im der Lebenszyklusbetrachtung
Die Anforderungen des Facility Managements (FM) sind ebenfalls ein bestimmender Faktor für das LCC. Aspekte der Supportprozesse sind daher im Planungsprojekt von Spitalimmobilien mindestens so wichtig wie die Definition der zu erwartenden/künftigen Entwicklungen der medizinischen Kernprozesse und die dazu notwendige Infrastruktur. Es zeigt sich, dass das Bewusstsein für den Einfluss eines ganzheitlichen Facility Managements aufgrund verschiedenster Aufbauorganisationen in Spitälern noch nicht überall vollumfänglich vorhanden ist. Daher:

  • Definieren Sie Begrifflichkeiten rund um das Facility Management, so dass es für Ihr Planungsvorhaben klar ist.

Dies ist wichtig, weil es im Markt die verschiedensten Definitionen und damit verbundene Konzepte gibt. Beispiel: Benötigen Sie ein FM Konzept und ein Logistikkonzept oder ist das Logistikkonzept ein Teil des FM Konzeptes?

  • Stellen Sie sicher, dass die Relevanz des Facility Managements bei den beteiligten Akteuren im Bewusstsein ist.
  • Berücksichtigen Sie die Tragweite des Facility Managements sowohl in den Planungsgrundlagen und in der Projektorganisation.

Einbindung von Building Information Modeling (BIM) in den Planungsprozess
Die Planung mit Building Information Modeling (BIM) ist heute bereits vielfach Standard und für Kostentransparenz und LCC unverzichtbar. Doch auch beim BIM zeigt sich, dass eine technisch anspruchsvolle Detailbewirtschaftung fehlende strategische Grundlagen nicht ersetzen kann.

  • Machen Sie sich ein umfassendes Bild über die gegenwärtigen Möglichkeiten inkl. Vor- und Nachteilen von BIM, so dass Sie die notwendigen strategischen Grundlagen auch mit dessen Anforderungen abgleichen können.

Fehlende Informationen können hierzu sowohl bei spitalinternen- wie auch externen Akteuren erheblichen (vermeidbaren) Ressourcenaufwand auslösen und dabei die Planungsqualität negativ beeinflussen.

Abhängigkeiten / Querbeziehungen zu anderen zentralen Themen

  • Planungsgrundlagen - Die darin definierten Leitlinien haben signifikante Auswirkungen auf das LCC.
  • Projektmanagement – Darin gilt es die Lebenszyklusbetrachtung zu verankern und die involvierten Akteure darauf zu sensibilisieren.
  • Innovation - Flexibilität ist darin ein Thema, welches ohne LCC Bezug nicht behandelt werden kann.

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Weiter Themen der Handlungsempfehlungen:

Quellen

[1] Springer Gabler Verlag (Herausgeber), Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Life Cycle Costing, online im Internet: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/222048/life-cycle-costing-v4.html

[2] NACHHALTIGES IMMOBILIENMANAGEMENT Die Risiken von morgen sind die Chancen von heute (2010). BBL, Vertrieb Bundespublikationen: Bern, Abgerufen am 19.04.2016, verfügbar unter: www.bundespublikationen.admin.ch