Planungsgrundlagen

Schlüsselfragen

  • Ist der Anreiz Ihres Planungsvorhabens klar definiert und kommuniziert?
  • Haben Sie die unbeständigen Faktoren in Ihren Planungsgrundlagen identifiziert und den Umgang damit definiert?
  • Haben Sie Ihre zentrale Planungsperspektive definiert?
  • Haben Sie den Umfang und den Detaillierungsgrad der benötigten Planungsgrundlagen bzw. deren Dokumentation definiert und deren Erhalt VOR Projektbeginn sichergestellt?
  • Haben Sie definiert, wie Sie die Themen Innovation und Flexibilität in den Planungsgrundlagen handhaben?

Definition / Verständnis

Planungsgrundlagen für die angebotenen medizinischen Leistungen der Spitäler basieren hauptsächlich auf normativen Vorgaben, Bedarfsprognosen zur Analyse der Nachfrage, Strukturanalysen für die Analyse des Angebots und diversen Statistiken mit darauf basierenden Prognosen = einer Kombination von analytischen und normativen Methoden, in Abhängigkeit von der politischen medizinisch technischen und demographischen und wettbewerblichen Entwicklung (=Verhalten der anderen Akteure im Einzugsgebiet) [1].

Bekannterweise liegt die grosse Herausforderung in der Komplexität des Schweizer Gesundheitswesens, wo die Spitalplanung für die Versorgung den einzelnen Kantonen obliegt, wobei die Kantone gehalten sind, die Planungen zu koordinieren. Diese Spitalplanung hat direkte Auswirkungen auf die Spitalinfrastruktur. Im Bericht des Bundesrates von 2013 „Grundlagen der Spitalplanung und Ansätze zur Weiterentwicklung“ wird dementsprechend auch festgehalten:

Einheitlichkeit kann nur auf einer abstrakten Ebene gefordert werden. […]. Andererseits setzten die Planungskriterien die anzuwendenden Werte bewusst nicht fest, weil diese den verschiedenen Situationen entsprechen und sich mit den technischen und medizinischen Erkenntnissen entwickeln sollen. […]“ (S.18) [2]

Entsprechend der Angebotsplanung gilt es eine bedarfsgerechte Immobilie zu erstellen. Publikationen bieten viele Normen, Hilfsmittel, Tools zur Erstellung und Bearbeitung von Planungsgrundlagen, welche alle ihre Berechtigung haben. U.a. die Norm «Baukostenplan Hochbau eBKP-H» mit dem ergänzenden «Handbuch Spitalbau» oder das umfassende SIA Normenwerk. Zudem werden aktuell diverse Simulationsmodelle entwickelt und auch das Thema Building Information Modeling (BIM) ist derzeit sehr präsent.

Diesen Informationen ist gemeinsam, dass sie „richtige“, spitalspezifische Inputparameter benötigen, um die geforderte Effektivität und Effizienz sicherzustellen bzw. zu unterstützen. Aufgrund der fehlenden „Einheitlichkeit“ stellt dies die zentrale und grösste Herausforderung für alle Auftraggeber und involvierten Akteure von Spitalplanungsprojekten dar.

Bezogen auf die einzelne „Unternehmung Spital“ wurde in diesem Projekt auf  die Infrastrukturplanung zur Erstellung einer funktionalen Immobilie fokussiert. Diese basiert auf der vorhergehenden Angebotsplanung der medizinischen Leistungen und daraus abgeleitet der Betriebsplanung, welche die notwendigen Kern- und Supportprozesse des Spitals definiert und festhält.

In Abgrenzung zu der Phase „Strategische Planung“ im SIA Leistungsmodell 112, in welcher das zu entstehende Bauwerk im Zentrum steht, werden in diesem Projekt die Planungsgrundlagen als ein übergeordneter Schritt gesehen, dessen Inhalte sowohl vorab erarbeitet, wie auch während den Planungsphasen überwacht und wo immer nötig angepasst werden müssen.

Herauskristallisierte neuralgische Punkte

Ziel der Infrastrukturplanung               

Sprechblase Planungsgrundlage1Mehrmals wurde aus verschiedenen Sichtweisen erwähnt, dass das eigentliche Planungsziel als Grundlage aller Planungsaktivitäten von Spitalimmobilien im Verlaufe der Zeit gelegentlich aus dem Bewusstsein der involvierten Akteure verschwindet. Begründet wird dies mit der Feststellung, dass sich durch die Komplexität der Planung der Fokus der Akteure stark auf deren jeweilige spezifischen Aufgaben richtet und so der Hauptzweck der Planung im Verlauf des Planungsprozesses in den Hintergrund tritt.

Um Schwierigkeiten aufgrund unterschiedlichen Partikularinteressen der involvierten Akteure zu verhindern, wird erwähnt, dass das eigentliche Planungsziel während des Prozesses regelmässig aktiv in den Vordergrund gerückt werden sollte.

Planungsperspektive
Neben dem vorgehend genannten Planungsziel: „warum gebaut wird“, ist auch die Planungsperspektive, im Sinne von: „für wen gebaut wird“, ein wichtiger Faktor im Planungsprozess. Dass diese Perspektive je nach Sichtweise unterschiedlich ist, ist offensichtlich. So werden auch die Planungsinhalte je nach involviertem Akteur auch unterschiedlich bewertet:Sprechblase Planungsgrundlage2Dem gegenüber steht die Aussage:Sprechblase Planungsgrundlage3Um einen Ressourcenverlust aufgrund von Unklarheiten bei der Planungsperspektive möglichst zu verhindern, wird auch hier ein proaktiver Umgang mit dem Thema als sinnvoll erachtet:Sprechblase Planungsgrundlage4

Unbeständigkeit der externen Faktoren
Wenig überraschend ist, dass die Unbeständigkeit der externen Faktoren und deren Einfluss auf die Planungsgrundlagen kritisch gesehen werden. Die Vielzahl an meist nicht direkt beeinflussbaren externen Faktoren, wie die Entwicklung der Abgeltung oder der Einfluss gesundheitspolitischer Prozesse auf die Angebotsplanung machen diese und damit auch die Infrastrukturplanung sehr volatil. Auch der Wettbewerbscharakter im Gesundheitswesen wird differenziert betrachtet. Ob der Markt offen oder nur scheinbar offen spielt, dazu scheiden sich die Meinungen.

Zeitlicher Verlauf
Als weiterer Aspekt in der Vorgehensweise kristallisierte sich in allen Interviews der zeitliche Verlauf bei der Entwicklung der Planungsgrundlagen als neuralgisch heraus:Sprechblase Planungsgrundlage5Auch der Schritt von der Strategie mit der damit verbundenen Angebotsplanung zur Infrastrukturplanung erscheint als sehr langwieriger Prozess, der dadurch auch viele zusätzliche Unsicherheiten enthält.Sprechblase Planungsgrundlage6Im Zusammenhang mit dem zeitlichen Verlauf steht auch die Herausforderung durch das Ineinandergreifen verschiedener Planungsphasen. Dies ist grundsätzlich als eine nicht abwendbare Gegebenheit anerkannt. Trotzdem werden dabei Mängel, mit negativen Auswirkungen auf die Effektivität und Effizienz genannt: Mit Bezug auf verschiedene Planungs- und Bauprojekte wird erwähnt, dass oft grundlegende Elemente der Betriebsplanung fehlen, obwohl die Infrastrukturplanung bereits begonnen hat. Diese Herausforderung hat ganz stark mit dem folgenden Punkt zu tun:

Vollständigkeit und Detaillierungsgrad der Dokumentation
Mit Abstand am meisten Aussagen im Themenfeld Planungsgrundlagen wurde bezüglich Vollständigkeit und Detaillierungsgrad derer Dokumentation gemacht. Dabei stach besonders die Betriebsplanung hervor. Die Angaben dazu lassen den Schluss zu, dass diese Dokumentationen oft nicht zur Zufriedenheit der involvierten Sichtweisen erstellt wurden. Das wiederum kann damit zusammenhängen, dass die Definition von Betriebsplanung und deren Dokumentation zu breit gehalten scheint bzw. dass es darin Unklarheiten gibt.Sprechblase Planungsgrundlage7Insbesondere der Detaillierungsgrad der Betriebsplanung als zentraler Teil der Planungsgrundlagen wird von den befragen Sichtweisen als sehr heterogen wahrgenommen. Einerseits kommt dies durch Erfahrungen aus unterschiedlichen Projekten, anderseits weil die daran gebundenen Ansprüche unterschiedlich sind:Sprechblase Planungsgrundlage8Es stellt sich dabei die Frage, ob der Detaillierungsgrad der Unterlagen bewusst gewählt wird, oder aufgrund Mängel in deren Ausarbeitung entsteht. Bezogen auf die Erarbeitung der Planungsgrundlagen wird zudem die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Sichtweisen von den involvierten Akteuren hervorgehoben:Sprechblase Planungsgrundlage9Mit Verweis auf die im Themenfeld Projektmanagement enthaltenen Punkte, stellt dies wiederum eine grosse Herausforderung dar, was folgendes Zitat verdeutlicht:Sprechblase Planungsgrundlage10Die Wichtigkeit einer sauberen Definition, Erarbeitung und Dokumentation der Planungsgrundlagen zeigt sich auch im folgenden Zitat:Sprechblase Planungsgrundlage11Und noch ein treffendes Zitat unterstreicht dies:Sprechblase Planungsgrundlage12Die Vollständigkeit und der Detaillierungsgrad der Planungsgrundlagen bzw. deren Dokumentation wird zudem oft in Zusammenhang mit einem Ausschreibungsverfahren genannt. Da wird sowohl von Mitgliedern der Bauherrschaft wie auch von Anbietern noch grosses Potential für eine beidseits verbesserte Effektivität und Effizienz gesehen.

Folgendes Zitat summiert die neuralgischen Punkte bezüglich Vollständigkeit und Aktualität von Planungsgrundlagen:Sprechblase Planungsgrundlage13

Flexibilität und Mehrfachverwendbarkeit
Auch im Bereich Planungsgrundlagen ist das Thema der Flexibilität sehr präsent:Sprechblase Planungsgrundlage14Es scheint dazu kein Patentrezept zu geben. Die Befragten sind sich jedoch einig, dass im Umgang bzw. der Definition von Flexibilität klarere Vorgaben zu machen sind, um den Iterationsprozess der Planung nicht zu überstrapazieren.

Kernaussage
Die Konsistenz der Parameter für die Planungsgrundlagen ist vielfach ungenügend. Hauptgründe sind volatile Datengrundlagen der externen Faktoren und eine mangelnde Abstimmung und Ausarbeitung der notwendigen Dokumentation der Grundlagen.

Handlungsempfehlungen

Strategische Elemente als erste Schritte für die Planungsgrundlagen
Den neuralgischen Punkten lassen sich grundsätzliche Überlegungen zur Erstellung und Art der Planungsgrundlagen zuordnen. Daher hier als erstes grundsätzliche Überlegungen als Basis für die folgenden Handlungsempfehlungen.

  • Das Vorhandensein klar definierter Planungsgrundlagen einer strategischen Planung ist das Fundament für alle nachfolgenden Phasen und Tätigkeiten, so iterativ diese auch sein mögen.
  • Strategische Planungsgrundlagen werden in Spitalprojekten oft vernachlässigt, was zu hohen Folgekosten führt.
  • Strategische Planungsgrundlagen gehen über den baulichen Rahmen eines Masterplans weit hinaus und beziehen betriebliche Prozesse und ökonomische Betriebsplanungen mit ein.
  • Oft wird argumentiert, dass für die Erstellung stringenter Planungsunterlagen, was mehreren Monaten bis zu einem Jahr oder länger dauern kann, keine Zeit sei. Aufgrund der hohen Einsparungsmöglichkeiten durch die Umsetzung von strategisch verankerten Grundlagen wird jedoch deutlich, dass diese Zeit nicht nur für das Projekt gut angelegt ist, sondern erhebliche Einsparungen bei Bau- und Betriebskosten ermöglicht.
  • Sofern eine strategische Gesamtplanung für das Projekt (das heisst konkret eine Planung die den Zeitrahmen des Realisierungsprojektes um mindestens zwei Dekaden überschreitet) nicht vorliegt, sollte die Erarbeitung von Infrastrukturplanungen zurückgestellt werden, bis eine langfristige, strategische Planung bereitgestellt werden kann.

Planungsgrundlagen für ein Spitalprojekt sind keinesfalls nur detaillierte Anforderungen für die Ausführung des Projektes. Sie sind ein zentrales Mittel, um vorausschauende Anreize in der Infrastrukturplanung zu setzen. Planungsgrundlagen von hoher Qualität sollten die weitere Projektierung in die gewünschte Richtung führen, ohne detailgenaue Einzelheiten festzuschreiben. Auf diese Weise kann die Richtlinienkompetenz der Planungsgrundlagen voll zur Geltung kommen, ohne den Gestaltungsspielraum unnötig einzuschränken.

Ziel der Infrastrukturplanung

  • Ist das Ziel für Ihr Planungsvorhaben definiert, dokumentiert und im Bewusstsein der beteiligten Akteure verankert?

Stellen Sie sicher, dass die Frage nach dem Grund für das Planungsvorhaben und die damit verbundenen Ziele transparent und Akteure gerecht kommuniziert sind / werden und dass dieser Anreiz auch im Laufe der Zeit sich nicht verwässert wird bzw. wenn notwendig bewusst den sich verändernden externen Faktoren angepasst wird.

Planungsperspektive
Die involvierten Akteure haben und vertreten alle ihre spezifischen Sichtweisen. Als Mitglied der Bauherrschaft ist es Ihre Aufgabe sicherzustellen, dass sich diese an dem übergeordneten Planungsziel orientieren, und sich nicht gegenseitig behindern.

  • Definieren Sie das Gesamtziel der Planung in Form einer für alle Akteure geltenden Planungsperspektive.
  • Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Projektorganisation das Gesamtziel in Fokus bleibt und nicht Interessens- und Machtkonflikte zwischen einzelnen Akteuren die Überhand gewinnen.

Die Planungsgrundlagen kehren den typischen Bauplanungsprozess um:
Die Planungsdevise in einem Spitalprojekt muss lauten: „Von Innen nach Aussen“. Das bedeutet, dass die Prozesse, deren Umsetzbarkeit, Flexibilität und Anpassbarkeit am Anfang und im Zentrum der Planungsüberlegungen stehen müssen.

Unbeständigkeit der externen Faktoren
Aufgrund dieser Unbeständigkeit müssen die Planungsgrundlagen die notwendige Iteration des nachfolgenden Planungsprozesses verdeutlichen und verankern: Die nachfolgenden Planungsschritte können für ein erfolgreiches Projekt nicht linear-sequentiell ablaufen. Viele Projektschritte und auch die zugrunde liegende Strategie, müssen einen „Projekt-Lernfortschritt durch wiederkehrende Thematisierung zulassen.

Eine erfolgreiche Erarbeitung der Planungsgrundlagen bezieht die Unbeständigkeit externer Einflussfaktoren auf das Projekt von Beginn an ein. Dynamische Bereiche mit hohem Veränderungspotential während der Projektentwicklung sollten daher von Beginn an mit dieser Charakteristik gekennzeichnet sein.

  • Identifizieren Sie die unbeständigen Faktoren Ihres Planungsprojektes und definieren Sie den Umgang mit diesen.
  • Definieren Sie, wie Ihre Projektorganisation mit dieser Unbeständigkeit umgeht.
  • Stellen Sie sicher, dass das Bewusstsein der Iteration in Ihrer Projektorganisation verankert ist. um auf diese Unbeständigkeit reagieren zu können.

Zeitlicher Verlauf & Vollständigkeit und Detaillierungsgrad der Dokumentation
Die Planungsgrundlagen müssen unbedingt VOR dem Projektbeginn vorliegen. Die Planungsgrundlagen werden durch ihre Erstellung vor Projektbeginn nicht nur zum Fundament der weiteren Planung, sondern dienen gleichzeitig als Qualitätsbenchmark zur Beurteilung des weiteren Planungsverlaufes.

Die Erarbeitung der Planungsgrundlagen beginnt mit der detaillierten Strukturierung dieser Grundlagen. Nur so können klare Definitionen der zu erstellenden Planungsgrundlagen und damit verbundener Dokumentation(en) die weitere Arbeit vereinfachen.

  • Erstellen Sie eine klare Übersicht der für Ihr Vorhaben notwendiger Dokumentation der Planungsgrundlagen – welche Leitlinien, Kernprinzipien und darauf aufbauende Konzepte benötigen Sie?
  • Stimmen Sie die Erarbeitung der Planungsgrundlagen und deren Dokumentation mit dem Aufbau Ihrer Projektorganisation ab.

Definieren Sie die Flughöhe der Unterlagen: Der Schärfegrad der Planungsgrundlagen muss eine „gewisse Flughöhe“ behalten und darf nicht zu detailliert sein.
Hierzu zwei typische Zitate:
Sprechblase Planungsgrundlage15Sprechblase Planungsgrundlage16

Flexibilität & Mehrfachverwendbarkeit
Ein zentraler Gedanke bei der Erstellung von Planungsgrundlagen für ein Spitalprojekt ist die Möglichkeit einer Mehrfachverwendung und laufenden baulichen Flexibilität der Gebäudestruktur während des Betriebes. Die Berücksichtigung einer Umnutzung und / oder Mehrfachverwendung ist ein unverzichtbarer Bestandteil der strategischen Planungsgrundlagen für das Projekt.

  • Greifen Sie das Thema Flexibilität und Mehrfachverwendbarkeit in Ihren Planungsgrundlagen auf: Definieren Sie dazu Planungsgrundsätze was Sie für Ihr Projekt darunter verstehen bzw. verstanden haben wollen.

Stellen Sie sicher, wie das Thema innerhalb der Projektorganisation zu verankern ist.

Abhängigkeiten / Querbeziehungen zu anderen zentralen Themen

  • Projektmanagement- Darin ist sicherzustellen, dass mit den Planungsgrundlagen gearbeitet wird und diese nicht zu Papiertigern verkommen.
  • Lebenszyklusbetrachtung – Die in den strategischen Planungsgrundlagen definierten Leitlinien haben darauf signifikante Auswirkungen.
  • Innovation – Die definierten Leitsätze in den Planungsgrundlagen wirken sich direkt auf die darin enthaltenen Handlungsempfehlungen aus. Es ist somit wichtig, dass Innovation nicht schon aufgrund sich ausschliessender Grundsätze verhindert wird.

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 Weiter Themen der Handlungsempfehlungen:

Quellen

[1] Schweizerische Gesundheitsdirektorenkonferenz (2005), Leitfaden zur leistungsorientierten Spitalplanung, Bericht des Arbeitsausschusses „Leistungsorientierte Spitalplanung“ zuhanden des Vorstandes der GDK, Bern. Verfügbar unter http://www.gdk-cds.ch/fileadmin/pdf/themen/gesundheitsversorgung/versorgungsplanung/leistungsorient.spitalplanung/bericht-leitfaden-def-d_01.pdf, abgerufen am 15.01.2016.

[2] Bericht des Bundesrates(2013). Grundlagen der Spitalplanung und Ansätze zur Weiterentwicklung. Verfügbar unter: http://www.bag.admin.ch/dokumentation/publikationen/06513/index.html?lang=de, abgerufen am 15.01.2016